Die Zeit an der Rezeption geht in Anrufe, die während der Behandlung eingehen, in Terminverschiebungen per Mail, in Erinnerungen, die jemand von Hand verschickt, und in Unterlagen für die Abrechnung, die nachgefordert werden müssen. Behandelt wird in der Zwischenzeit nicht schneller.
Wo ein Agent ansetzt
Der Agent arbeitet mit Ihrer Praxissoftware, dem Terminbuch und dem Telefon. Er bereitet vier Dinge vor, alle organisatorisch, nichts Medizinisches.
Rückrufliste aus dem Telefon
Anrufe, die während der Behandlung eingehen, werden transkribiert und zu einer Rückrufliste mit Anliegen und Nummer. Nichts geht verloren, Ihr Team ruft zurück.
Terminanfragen und Verschiebungen
Der Agent liest Anfragen per Mail, prüft freie Zeiten im Terminbuch und legt den Antwortentwurf mit Terminvorschlag bereit. Eingetragen wird nach Freigabe der Rezeption.
Erinnerungen und Recall
Erinnerungen an Termine und Kontrollintervalle werden vorbereitet, in Ihren Worten und nach Ihren Fristen. Die Rezeption gibt den Versand frei.
Unterlagen für die Abrechnung
Der Agent prüft, ob zu einem Fall alle Unterlagen vorliegen, und bereitet die Nachforderung vor. Die Abrechnung selbst bleibt bei Ihrem Team.
Was beim Team bleibt
Befund, Behandlungsplan und alles Medizinische bleiben bei Zahnärztin oder Zahnarzt. Fragt jemand am Telefon oder per Mail zu Beschwerden oder zu einer Behandlung, legt der Agent die Anfrage zur Seite und übergibt sie, ohne eine Auskunft zu geben.
Der Agent bereitet vor. Ein Mensch gibt frei.
Häufige Fragen
01
Gibt der Agent Patienten medizinische Auskünfte?
Nein. Er bearbeitet nur Organisatorisches: Termine, Erinnerungen, Unterlagen. Fragen zu Beschwerden oder Behandlungen übergibt er ohne Auskunft an das Praxisteam.
02
Wo bleiben die Patientendaten?
In Ihrer Praxissoftware. Der Agent greift über deren Schnittstelle zu, und wo Daten das Haus nicht verlassen dürfen, läuft er auf lokalen Modellen in der Praxis. Das legen wir vor dem Einsatz schriftlich fest.
03
Müssen wir die Praxissoftware wechseln?
Nein. Der Agent arbeitet mit der Software und dem Terminbuch, die Sie haben. Im Erstgespräch prüfen wir, welche Schnittstelle Ihre Software bietet.