Die Zeit geht in Schadensmeldungen, die per Mail und Telefon hereinkommen und von Hand einem Objekt und einem Handwerker zugeordnet werden, in Mieteranfragen zu Betriebskosten und Terminen, in Handwerkerrechnungen, die geprüft und zugeordnet werden, und in Rundschreiben an Eigentümer. Vieles davon ist jeden Tag dasselbe, nur mit anderer Adresse.
Wo ein Agent ansetzt
Der Agent arbeitet mit Ihrer Hausverwaltungssoftware, dem Mail-Postfach und Ihrer Handwerkerliste. Er bereitet vier Dinge vor.
Schadensmeldung aufnehmen
Der Agent liest die Meldung, ordnet sie Objekt und Einheit zu, fragt fehlende Angaben nach (Foto, Erreichbarkeit) und schlägt aus Ihrer Liste den passenden Handwerker vor. Beauftragt wird nach Freigabe.
Mieteranfragen beantworten
Fragen zu Betriebskosten, Terminen und Unterlagen werden eingeordnet, und der Antwortentwurf liegt mit den Daten aus der Verwaltungssoftware bereit.
Handwerkerrechnungen prüfen
Der Agent ordnet die Rechnung dem Auftrag und dem Objekt zu, prüft die Pflichtangaben und meldet Abweichungen zum Auftrag. Gebucht wird von Ihrem Team.
Rundschreiben vorbereiten
Informationen an Eigentümer oder Mieter eines Objekts werden als Entwurf vorbereitet, mit den richtigen Empfängern aus der Verwaltungssoftware.
Was beim Team bleibt
Die Beauftragung eines Handwerkers, der Mietvertrag und jede Entscheidung der Eigentümer bleiben bei Menschen. Der Agent legt den Fall mit Unterlagen und Vorschlag vor und wartet auf die Freigabe.
Der Agent bereitet vor. Ein Mensch gibt frei.
Häufige Fragen
01
Mit welcher Hausverwaltungssoftware funktioniert das?
Mit jeder Software, die eine Schnittstelle oder einen Export bietet. Im Erstgespräch prüfen wir Ihre. Der Agent arbeitet daneben, Ihre Software bleibt das führende System.
02
Beauftragt der Agent Handwerker?
Nein. Er schlägt aus Ihrer Liste vor und bereitet die Nachricht vor. Beauftragt wird nach Freigabe durch Ihr Team.
03
Was ist mit den Daten der Mieter und Eigentümer?
Sie bleiben in Ihrer Verwaltungssoftware. Der Agent sieht nur, was er für den jeweiligen Fall braucht, und wo Daten das Haus nicht verlassen dürfen, läuft er auf lokalen Modellen. Das legen wir vor dem Einsatz schriftlich fest.